Marketing de Eventos: Comunicar con la experiencia como herramienta

Comunicación de Marketing de Eventos

Hasta hace relativamente poco los eventos eran algo excepcional en el desarrollo de una marca, pero desde hace algún tiempo podemos ver cómo se han colado en el mundo empresarial, de las ventas y el marketing como herramientas capaces de generar, no sólo una muestra concreta de potencial corporativo, sino una experiencia de marca absoluta con la que generar sensaciones y emociones que impacten directamente en nuestros potenciales clientes.

Cualquier empresa privada o institución pública ha asumido en estos últimos años la organización de eventos como una disciplina propia con la empezar a obtener resultados positivos de manera inmediata, y esto ha obligado a la profesionalización de un sector que, hasta ahora, no había explotado su potencial creativo. Por ello son necesarios especialistas en este tipo de comunicación en vivo y en directo para conseguir crear marcas, captas clientes o fidelizar a nuestros usuarios y las empresas buscan, cada vez más, organizadores, azafatos, coordinadores, equipo técnico…

Sin embargo, debemos hacernos algunas preguntas antes de comenzar con cualquier tipo de organización de este tipo: ¿Qué objetivo tenemos con esta celebración? ¿Cuál es nuestro público objetivo? ¿Cómo, dónde y cuándo lo vamos a llevar a cabo? Y es que hay muchos y muy variados tipos de eventos, por lo que debemos cumplir, o incluso superar, las expectativas de cada uno de los asistentes siendo lo más coherentes posibles con nuestra marca.

Entonces, ¿qué hace un experto en eventos?

Un técnico o gestor de eventos, también llamado event manager, es la persona responsable de la creación y producción de la experiencia y generar y gestionar las relaciones con proveedores, asistentes y el resto de stakeholders que participan en la celebración en cuestión para asegurar el impacto positivo a corto, medio y largo plazo independientemente del tamaño, los objetivos y la repercusión del evento.

Debe tener un perfil a medio camino entre la creatividad, la gestión y las relaciones públicas que le ayude con el diseño de la puesta en escena, su comunicación y la organización de todos los agentes que intervengan en la realización del evento, no solo durante la celebración, sino durante los largos y duros meses de preparación. Por eso es importante tener una buena formación y predisposición personal para ser capaz de gestionar y ejecutar cuestiones presupuestarias, de información, de agenda, de reputación… Convirtiéndose en uno de los perfiles más completos de cualquier departamento de marketing, comunicación y ventas que se precie y que busque hacer crecer su negocio.

Además, será el nexo que permitirá aumentar las redes y los contactos, tanto personales como corporativos, y de aportar valor en la forma de comunicar nuestro mensaje e inspirar o educar a nuestros usuarios controlando hasta el más mínimo detalle y anticiparse a cualquier imprevisto.

Y ¿qué debo tener en cuenta para un evento perfecto?

En primer lugar es importante tener presente el punto de partida de la entidad a la que representa para poder proporcionar un abanico de ideas creativas, ya que deben ir alineadas en valores con la marca desde el primer minuto. Aún así, siempre es buen momento para intentar reformular las opiniones generadas por la empresa o añadir puntos a la concepción que los usuarios tienen de nosotros. Sea el caso que sea, debemos intentar diferenciar nuestras propuestas de cualquiera ofrecida por la competencia para generar una experiencia única.

Por otro lado, cualquier detalle es capaz de marcar la diferencia, así que debemos ser capaces de realizar nuestras propuestas de forma sutil; no olvidemos que un evento es una experiencia personal, no comercial, por lo que debemos prestar atención a las cuestiones materiales, sí, pero también a las sensoriales para aumentar la repercusión posterior en prensa, newsletters, redes sociales…

Pero, por supuesto, la ubicación es un elemento clave, ya que hablará claramente de nuestra disposición y nuestras intenciones, pero también nos facilitará crear un espacio único creado por y para nuestro objetivo, independientemente de si estamos realizando un congreso, una junta de accionistas, una boda o un evento publicitario para influencers y nos permitirá jugar con el lenguaje, la vestimenta o hacer un evento más serio o desenfadado. Incluso, si nos apetece, la tendencia a la realización de eventos digitales puede ser algo a tener en cuenta si queremos potenciar los eventos en remoto y ampliar nuestro rango de acción.

Como ves, en el mundo de los eventos casi todo vale si va alineado con nuestras necesidades, ya que nos permite convertir un mercado de conversaciones dirigidas por la empresa a un espacio de trato directo entre personas. Eso sí, como en todas partes, el nivel de especialización es uno de los principales punto de interés para completar cualquier currículum: el sector moda, el ámbito deportivo, las bodas y el wedding planning… cualquiera de ellos es un mundo abierto necesitado de los expertos en eventos del futuro. ¿Te esperamos?